前些日子，公司里的一位同事向我寻求帮助，他向我抱怨说，手头有一个工作表，上面堆满了领导提出的要求，各种条件错综复杂，让他感到非常头疼，不知道该如何下手……
为了更好地理解他的问题，我们首先需要看一下他的工作表结构，具体布局如下所示：
经过同事的详细描述，我了解到，领导的要求其实非常明确：需要对不同部门进行数据汇总，计算出每个部门的总金额，并且要求能够按照部门进行分页打印，其中第一页的样式参考下图：
这位同事几乎是用哀求的语气向我诉说，他需要逐个部门进行筛选，然后将筛选出来的数据复制到新的表格中，接着再进行各项数据的合计，最后还要在每一页上手动插入表头，面对这么多部门的数据，他担心自己就算忙活一整天也难以完成。
虽然他的处理方法还算是比较聪明的，至少他没有选择最笨拙的一条条复制数据，但这也算是万幸中的不幸了。
实际上，这样的任务对于熟练使用Excel的人来说，简直是小菜一碟，只需要短短的一分钟就能轻松搞定。
是不是不太相信？那就请继续往下看，我会一步步为你展示如何操作！
操作方法详解
❶ 首先进行部门排序
❷ 然后进行分类汇总
❸ 最后设置页面格式
Step 1
按部门进行排序
操作原理
在执行分类汇总操作之前，必须确保按照汇总的列进行排序，否则汇总的结果可能会出现偏差。在这个例子中，我们需要按部门进行汇总，因此必须先对部门列进行排序。
具体操作
选中需要排序的数据区域中部门所在列的任意一个单元格（例如C4），然后依次点击【数据】菜单中的【升序排序】按钮。具体的操作过程可以通过动画演示进行更直观的了解：
Step 2
执行分类汇总并设置分页
现在开始展示真正的技术了，请大家集中注意力，看看【分类汇总】功能是如何使用的：
选中需要汇总的数据区域的任意一个单元格，然后依次点击【数据】菜单中的【分级显示】子菜单下的【分类汇总】选项。在弹出的对话框中，按照以下步骤进行设置：
「分类字段」选择为「部门」「汇总方式」选择为「求和」「选定的汇总项」包括「基础工资」、「岗位工资」、「绩效工资」以及「合计」等需要汇总的列
在这个例子中，由于需要按照部门进行分页打印，因此需要勾选对话框下方的「每组数据分页」选项，最后点击【确定】按钮即可完成分类汇总的操作。具体的操作过程同样可以通过动画演示进行更直观的了解：
特别提示
如果在智能表格的状态下需要使用分类汇总功能，必须先将智能表格转换为普通的数据区域，然后再进行分类汇总操作。
Step 3
调整打印格式
经过上述步骤，数据汇总的工作已经基本完成了，现在只需要对打印格式进行一些调整即可。
为了方便在打印时查看数据，确保每页都能显示标题行，具体的设置方法如下：依次点击【页面布局】菜单中的【打印标题】选项，然后在弹出的对话框中设置【工作表】标签下的【顶端标题行】为「第1行至第3行」。具体的操作过程同样可以通过动画演示进行更直观的了解：
当这位同事看到我展示的分类汇总功能后，他简直不敢相信自己的眼睛，一个劲儿地称赞说「真是太神奇了，真是太神奇了，这要是我早点知道这个功能就好了！」……
通过这个例子，你是否也学会了如何使用分类汇总功能呢？
最近，我偶然读到了清朝学者彭端淑的一句名言，「天下事有难易乎?为之，则难者亦易矣；不为，则易者亦难矣」，这句话的意思是，只要愿意动手去做，再困难的事情也会变得简单。
因此，面对各种知识和技能，我们一定要多加练习，这不，我已经为你准备好了练习材料，只需在秋叶Excel的后台回复关键词「分类汇总」，然后就可以开始动手练习了~